Les dix commandements du registre des mandats

I. Dès le premier mandat vous le complèterez

Le registre des mandats de transaction constitue une obligation règlementaire. Son absence ou sa mauvaise tenue sont passibles de 2 ans d’emprisonnement et d’une amende pouvant aller jusqu’à 3000€. A ces sanctions pénales peuvent s’ajouter des sanctions administratives telle que l’interdiction d’exercer par le retrait de la carte professionnelle.

II. Deux registres distincts vous tiendrez pour la Gestion et la Transaction

Si vous avez à la fois une carte T et une carte G, vous devez tenir deux registres distincts pour ces activités. Vous ne pouvez pas centraliser le report de l’intégralité de vos mandats (en Gestion et en Transaction) dans un seul et même registre.

III. Un registre par carte professionnelle vous tiendrez

En revanche, à une carte professionnelle correspond un registre de transaction et/ou de gestion. Si plusieurs agences sont regroupées sous une même carte professionnelle, il ne peut y avoir un registre par agence, mais un seul pour toutes, regroupant tous les mandats pris. Le registre est disponible au siège en cas de contrôle.

IV. Les champs obligatoires vous renseignerez

Un certain nombre d’informations sont requises dans les registres de mandats. On retrouvera ainsi pour la Gestion comme pour la Transaction le numéro d’ordre, la date du mandat, le nom du/des mandant/s et l’adresse de ce/s dernier/s.
Pour le registre de Transaction on ajoutera l’objet du mandat, la nature et la situation des biens et en cas de gestion séquestre, le numéro de répertoire.
Pour le registre de Gestion, s’ajouteront la situation de l’immeuble ou des immeubles, le conseil syndical / conseil de surveillance et la date de fin du mandat.

V. Des mandats numérotés vous signerez

La numérotation des mandats est primordiale. L’article 6 de la loi n°70-9 du 2 janvier 1970 et 72 et 73 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 imposent que les mandats soient reportés dans le registre et numérotés. Le non-respect de cette obligation entraîne la nullité absolue du mandat, ce qui prive le mandataire de toute rémunération. Dans le cadre de mandats signés à distance, Protexa propose un module de signature électronique : le mandat se numérote simultanément à la dernière signature et se déverse automatiquement dans le registre.

VI. Tous vos mandats vous y inscrirez

Il va donc de soi que tous les mandats doivent y être inscrits, sans discontinuité. - Avec la signature électronique et les e-mandats Protexa, toutes les informations relatives au mandat signé numériquement sont directement retranscrites dans votre registre ! Finie la double saisie !

VII. L’ordre chronologique des signatures de mandats vous respecterez

La numérotation de vos mandats doit respecter l’ordre chronologique de la signature de ceux-ci. Ainsi un mandat signé le 6 novembre doit avoir un numéro antérieur à un mandat signé le 7 novembre. Le non-respect de l’ordre chronologique dans le registre entraîne également la nullité du mandat.

VIII. Votre support numérique, les mêmes garanties de traçabilité que le papier garantira

La loi Hoguet autorise depuis 15 ans la tenue numérique des registres des mandats !
Toutefois votre support numérique doit respecter une condition primordiale pour être recevable : il doit garantir les mêmes conditions de traçabilité que le papier. Cela signifie que toute inscription dans le registre doit être indélébile et en cas de modification doit générer un historique. Ainsi le tableur Excel n’est donc pas valable. Protexa.fr est une solution de tenue en ligne des registres des mandats et vous permet notamment de garantir ces conditions de traçabilité.

IX. A disposition en cas de contrôle vous le garderez

Les agences immobilières font l’objet régulier de contrôles de la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF). Lors de ces contrôles, de nombreux éléments vont être passés au peigne fin, comme les affichages réglementaires ou les honoraires mais également les mandats, et leur bonne saisie dans le registre des mandats. L’accessibilité de ce registre, où que vous soyez, et grandement facilitée par la tenue numérique de ce dernier. Ainsi sur Protexa, exportez à tout moment votre registre signé numériquement, envoyé directement dans votre boîte mail !

X. Pendant dix ans vous les conserverez

Tout comme les mandats, les registres de Transaction et de Gestion doivent être conservés sur une durée de dix ans. Sur Protexa, vos données sont conservées dix ans sur nos serveurs après l’arrivée à échéance de votre compte et vous sont restituées sur simple demande.

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