Le registre répertoire des agents immobiliers : pourquoi et comment le faire ?

Les agents immobiliers sont tenus de se soumettre à des obligations diverses, notamment en matière déclarative. Ainsi, ces professionnels de l'immobilier tiennent deux registres rigoureusement dans le cadre de leurs activités au quotidien : le registre des mandats et le registre répertoire, sauf s’il déclare ne pas recevoir de fonds. Ce dernier est un document répertoriant les versements et remises reçus, établi selon un modèle déterminé par arrêté. Pourquoi et comment établir un registre répertoire des agents immobiliers ? Protexa vous éclaire dans cet article

Registre répertoire des agents immobiliers et loi Hoguet

La loi Hoguet du 2 janvier 1970 encadre notamment les professions en lien avec l'immobilier. Conformément à ses dispositions (notamment son article 6), le professionnel doit obligatoirement remettre un exemplaire du mandat de transaction immobilière à son client. Le second exemplaire est conservé et répertorié dans un registre des mandats.

En plus de ce registre obligatoire, l'agent immobilier est tenu de remplir scrupuleusement un registre répertoire relatant avec précisions les versements réalisés et les remises reçues dans le cadre de ses missions. Ce document relié doit également faire mention des numéros de reçus pour chaque opération de manière chronologique. Le formalisme suit les contraintes de forme fixées par le décret n°72678 du 20 Juillet 1972.

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Légalement, le registre est placé sous la responsabilité de l'agent titulaire de la carte professionnelle. Si l'agent immobilier contrevient aux obligations légales il prend le risque de subir des sanctions pécuniaires voire une peine d'emprisonnement.

Registre répertoire agent immobilier : que contient-il ?

Le registre répertoire du professionnel de l'immobilier est un élément obligatoire qui doit faire l'objet d'une attention toute particulière au quotidien. Il s'agit d'un répertoire exhaustif des reçus et de leurs informations respectives lorsque le professionnel perçoit des versements et des remises. Chaque reçu est soumis à un formalisme précis prévu par la loi, avec l’obligation d’inscrire chaque versement ou remise dans un délai maximal de 5 jours francs à compter de la délivrance du reçu.

En pratique, le registre répertoire immobilier mentionne chaque numéro de reçu et le numéro du carnet d'où il est issu. Lorsque l'agent immobilier en exercice choisit d'opter pour la détention de fonds, ce registre est un témoin clé de chaque mouvement opéré sur le compte séquestre.

Lorsque l'agent travaille dans une entreprise, la structure doit tenir un registre répertoire central qui s'ajoute au registre propre à la succursale. Il y a donc autant de registres répertoires qu'il y a de succursales. Ce document reprend les achats immobiliers, les ventes et les honoraires dans le cadre de locations. Tous les mouvements financiers doivent faire l'objet d'une inscription : chèques, virements bancaires, mandats, espèces, paiements en cartes bancaires. Lorsque l'agence immobilière est séquestre, le registre mentionne les 10 % encaissés par la structure, sans oublier le versement des honoraires.

Le saviez-vous : depuis l'instauration de la loi ALUR n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové, l’agent immobilier qui a déclaré ne pas manier de fonds est soumis à des règles plus souples. En effet, depuis le 1er juillet 2014 il n'a plus à tenir de registre répertoire des transactions immobilières ni de tenir un carnet de reçus.

Les obligations du registre répertoire

Toutes les opérations financières impliquant l'agent immobilier sont mentionnées au registre répertoire du professionnel. Ce document est relié et côté sans aucune discontinuité. Tous les professionnels titulaires de la carte "marchand de listes" ou mentionnant "transactions sur immeuble fonds de commerce" sont concernés en pratique. En outre, ce registre doit être conservé pendant 10 ans, comme c'est également le cas pour le registre des mandats et ce, quel que soit le support sur lequel il se trouve. Il est donc impossible de s’en défaire avant cette période puisque vous devez être en mesure de présenter ce registre à tout moment au service de l’État compétent ou à votre caisse de garantie.

Notons qu'il est possible de tenir un registre répertoire des transactions immobilières au format électronique conformément au décret n°2005-1315. Cela, à condition qu'il respecte certaines obligations propres à la dématérialisation des documents de suivi financier des activités immobilières.

Bon à savoir : Au même titre que pour le registre des mandats, l'irrespect d'une règle de tenue du registre répertoire peut donner lieu à des poursuites judiciaires auxquelles le professionnel de l'immobilier devra répondre. Il s'agit plus particulièrement d'une amende pouvant aller jusqu'à 30 000 euros et d'une peine d'emprisonnement de 2 ans.

Agent immobilier : les atouts du registre répertoire dématérialisé

En tant qu'agent immobilier vous êtes tenus à de nombreuses obligations légales, ce qui peut parfois être difficile à gérer au quotidien. Si vous faites du maniement de fonds, la loi vous oblige à tenir un registre répertoire immobilier. Pour ne plus perdre de temps dans l'inscription de vos transactions et éviter tout risque d'erreur, le registre répertoire dématérialisé est la solution.

Directement relié à votre registre de mandats de transaction, le registre répertoire immobilier est pleinement sécurisé puisqu'il est hébergé sur un serveur dédié. Avec Protexa, chaque abonné profite d'une gestion personnalisée avec une base de données cryptée en fonction de ses besoins. Le tout permet de garantir une pleine et entière sécurité du répertoire dématérialisé en toutes circonstances.

En outre, choisir la dématérialisation de votre registre répertoire vous permet de vous assurer de la tenue effective de ce document conformément à la loi Hoguet. Et avec Protexa, votre registre répertoire est offert si vous choisissez le registre de transaction. Nous vous offrons également l'édition des carnets de reçus. Le tout avec un support clientèle facilement accessible quand vous en avez besoin.

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