Selon la Loi du 2 Janvier 1970, dite Loi HOGUET et ses décrets d'application, font obligation à tous les professionnels de l'immobilier, Administrateurs de Biens et Agents Immobiliers de tenir un certain nombre de documents légaux concernant les mandats qu'ils reçoivent.
Le décret du 21 Octobre 2005, qui a réformé la Loi HOGUET, a notablement modifié certaines dispositions, et en particulier autorise la tenue par informatique des registres légaux.
Tous les versements ou remises faits au titulaire de la carte portant la mention » Transactions sur immeubles et fonds de Commerce » ou » Marchand de listes » doivent être immédiatement mentionnés sur un registre-répertoire dit » de la Loi du 2 Janvier 1970 » conforme au modèle fixé par arrêté.
Le registre-Répertoire est, à l'avance, relié et coté sans discontinuité.
Le registre répertoire est tenu sous la responsabilité du titulaire de la carte professionnelle.
Le Garant peut demander à tout moment, communication du registre répertoire.
A la suite du décret du 21 Octobre 2005 et d'une lettre du 4 Janvier 2006 émanent du Ministère de la Justice (Direction des affaires civiles et du sceau) les professionnels qui ont souscrit l'engagement de ne recevoir aucun fond en dehors de leurs rémunération, n'avaient plus l'obligation de tenir de registre-répertoire.
Cependant, depuis une lettre du 15 juillet 2009 émanent du Ministère de la Justice, (Direction des affaires civiles et du sceau) les titulaires d'une carte « transaction sur immeubles et fonds de commerce » sont tenus de mentionner tous les versements ou remises qui leur sont faits sur un registre répertoire et de tenir un carnet de reçus, y compris au titre de leur rémunération (commission).
Consulter la lettre du Ministère de la Justice datant du 15 juillet 2009 mentionnant cet article.
Tous les versements ou remises doivent donner lieu à la délivrance d'un reçu.
Le garant peut demander qu'un double de chaque reçu lui soit adressé.
Les registres et documents mentionnés aux articles 51 et 52, peuvent être établis, tenus et conservés sous forme électronique dans les conditions prescrites par les articles 1316 et suivant du Code Civil.
Ils doivent être conservés pendant 10 ans quel que soit leur support.
Le titulaire de la carte portant la mention » Transactions sur immeubles et fonds de Commerce « , ne peut s'engager ou négocier sans détenir un mandat écrit préalablement délivré à cet effet par l'une des parties.
Tous les mandats sont mentionnés par ordre chronologique sur un registre des mandats conformes.
Les mandats et le registre des mandats sont conservés pendant 10 ans.
Le titulaire de la carte portant la mention » Gestion Immobilière » doit tenir sous sa responsabilité, un registre des mandats conforme à un modèle fixé.Les décisions de toutes natures qui confient au titulaire de registre des mandats la gestion d'un syndicat de copropriétaires, d'une société ou d'une association doivent être mentionnées à leur date sur le registre.
En cas de cessation de garantie, ce registre est communiqué au garant.
(Décret n° 81-257 du 18 mars 1981 art. 1 Journal Officiel du 21 mars 1981)
(Loi n° 2004-1485 du 30 décembre 2004 art. 95 I d finances rectificative pour 2004 Journal Officiel du 31 décembre 2004 en vigueur le 1er janvier 2006)
Les personnes qui réalisent les affaires définies au 6 de l'article 257 doivent :
En faire la déclaration dans le délai d'un mois à compter du commencement de leurs opérations auprès du service de l'administration dont dépend leur établissement et, le cas échéant, à chacune de leurs succursales ou agences.
Tenir un répertoire à colonnes présentant, jour par jour, sans blanc ni interligne et par ordre de numéros, tous les mandats, promesses de vente, actes translatifs de propriété ...