TRACFIN : 10 bonnes pratiques pour sécuriser son agence immobilière

Le saviez-vous ? Tous les détenteurs d'une carte professionnelle immobilière sont soumis aux obligations Tracfin en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB-FT). Collecte d’informations, analyse des risques, traçabilité des actions, déclaration de soupçon… La conformité engage directement la responsabilité du dirigeant. Pour sécuriser votre activité et anticiper les contrôles, voici 10 bonnes pratiques afin de remplir efficacement les obligations Tracfin au sein de votre agence immobilière.

‍1. Comprendre les obligations Tracfin applicables aux agences immobilières

Toute agence immobilière est assujettie au dispositif Tracfin dès lors qu’elle intervient dans des opérations de vente, de location ou de gestion. Cela se traduit par des obligations strictes : vigilance accrue lors de l’entrée en relation, connaissance fine du client, analyse du risque et conservation des informations sensibles. Une compréhension claire du cadre Tracfin constitue ainsi le socle de toute démarche de conformité LCB-FT.

2. Mettre en place une fiche d’identification client complète

La fiche d’identification permet de formaliser la connaissance du client dès le premier contact. Elle regroupe les informations essentielles : identité, bénéficiaire effectif, nature de l’opération et origine des fonds si nécessaire. Ce document prouve que l’agence applique ses obligations Tracfin de manière structurée.

3. Construire une cartographie des risques adaptée à l’activité de l’agence

La cartographie des risques vise à identifier les situations exposées au risque de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme. Elle prend en compte le type de biens, le profil des clients, la localisation des opérations et les montages juridiques rencontrés. Cette analyse sert de base aux décisions de vigilance appliquées par l’agence.

4. Formaliser un protocole interne Tracfin clair et opérationnel

Le protocole interne définit les règles à suivre par l’ensemble des collaborateurs, en précisant les étapes de vigilance, les documents à collecter, les contrôles à effectuer et la procédure à respecter en cas de doute. Ce cadre écrit évite les interprétations individuelles et sécurise les pratiques quotidiennes en lien avec les exigences Tracfin. A ce titre, saviez-vous que 60 % des professionnels de l’immobilier ne respectent pas ces exigences, selon un rapport de la DGCCRF (publié en avril 2024) ?

5. Former régulièrement les équipes aux obligations Tracfin et LCB-FT

Chaque collaborateur impliqué dans une transaction immobilière doit comprendre ses obligations et savoir identifier une situation à risque. Une formation Tracfin régulière permet d’ancrer les bons réflexes, d’actualiser les connaissances réglementaires et d’harmoniser les pratiques.

6. Identifier les situations à risque et appliquer une vigilance renforcée

Certaines opérations nécessitent une attention particulière : clients non-résidents, montages juridiques complexes, flux financiers atypiques ou incohérences dans les informations fournies. L’agence immobilière doit savoir reconnaître ces signaux et adapter son niveau de vigilance.

7. Savoir quand effectuer une déclaration de soupçon

Une déclaration de soupçon est effectuée lorsqu’une opération présente un risque sérieux. L’agence n’a pas à prouver l’infraction, mais se contente de signaler une incohérence ou un doute légitime.

8. Assurer la traçabilité des actions et des contrôles réalisés

La conformité Tracfin repose aussi sur la traçabilité des actions menées. Le but ? Démontrer, à tout moment, que l’agence applique ses obligations LCB-FT de façon continue.

9. Centraliser les obligations dans un registre Tracfin et LCB-FT

La centralisation des obligations constitue un point clé de la conformité. Le registre tracfin sert à regrouper les éléments essentiels : procédures internes, actions de vigilance, formations suivies et contrôles réalisés. En cas de vérification, ce document facilite la démonstration de conformité.

10. Anticiper les contrôles et sécuriser durablement son agence immobilière

Les contrôles Tracfin peuvent intervenir à tout moment : il est important de les anticiper plutôt que de les subir. Une conformité bien structurée protège le dirigeant, rassure les collaborateurs et renforce la crédibilité de l’agence immobilière auprès de ses partenaires.

Vous l’aurez compris : pour vous conformer au mieux à vos obligations règlementaires et anticiper les éventuels contrôles de manière sereine, il est impératif de vous doter d’outils adaptés. Dans ce but, Protexa met à votre disposition son nouveau module TRACFIN / LCB-FT. Ce registre lcb-ft constitue un outil incontournable pour mettre votre agence en conformité, depuis la formation des équipes jusqu'à la transmission des déclarations de soupçon, en passant par la mise en place d'une fiche d'identification et par la cartographie des risques. Contactez-nous pour en savoir plus !

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