Pourquoi les professionnels de l'immobilier doivent ils tenir un registre des mandats ?

Les agents immobiliers sont tous tenus de détenir un registre des mandats. Cette obligation légale permet de laisser une trace des transactions immobilières réalisées par les agences, notamment dans un souci de transparence et de fiabilité des informations. La loi Hoguet de 1970 et le décret d'application de 1972 ont mis en place ces règles indispensables à la réalisation des missions quotidiennes pour les agents immobiliers. Protexa fait la lumière sur le registre des mandats et les obligations à respecter pour les professionnels de l’immobilier.

Les obligations légales liées à la tenue d'un registre des mandats immobiliers

Depuis la loi Hoguet de 1970 et les dispositions de la loi Alur de 2014, les professionnels de l’immobilier sont tenus de renseigner scrupuleusement un registre des mandats immobiliers. Certaines activités sont exclues de cette obligation légale, tandis que d’autres y sont soumises. Faisons le point.

Quelles activités sontsoumises à l'obligation de tenir un registre des mandants ?

En conformité avec les dispositions de la loi Hoguet, les mandatairesprofessionnels ayant leurs activités dans le domaine de l’immobilier doiventtenir un registre des mandats. Chaque entité détentrice d’une carteprofessionnelle (agence, réseau d’agences ou de mandataires) tient un registrecommun pour le compte de cette carte pro.

Notons également que si l'agent immobilier possède une cartefaisant double mention (T et G) il doit alors tenir deux registres de mandatsdistincts. Le premier registre immobilier listera les mandats de transaction(T) tandis que le second fera état des mandats de gestion (G) conclus.

Bon à savoir : les registres sont reliés et cotés avec des pages numérotées.

Quels sont les registres obligatoires à tenir dans une agence immobilière ?

Une agence immobilière doit tenir deux types de registres : le registre répertoire (lorsqu’elle est habilitée à faire du maniement de fonds) et le registre des mandats. Les modèles de ces éléments sont déterminés par arrêté. Notons également que depuis mars 2010 les agents immobiliers ne sont plus contraints de tenir un répertoire fiscal.

Bon à savoir : la carte professionnelle de l’agence immobilière fait toujours mention de l’habilitation (ou non) à faire du maniement de fonds.

Sanctions encourues encas de non-respect de cette obligation

Le fait pour le professionnel de l'immobilier de ne pas tenir ces registres des mandats constitue une faute punissable. Il en vade même s'il les tient mal ou oublie des éléments importants. Dans ce cas, l'agent immobilier encourt une peine d'emprisonnement de 2 ans et une amende pouvant atteindre 3 000 €.

En plus des sanctions pénales le juge peut décider d'actionner des sanctions administratives à l'instar d'une interdiction d'exercice de la profession. L'agent immobilier se voit alors retirer sa carte professionnelle pendant une période déterminée, ce qui constitue alors un réel manque à gagner.

Les différents registres tenus par les professionnels de l’immobilier

Les professionnels de l’immobilier sont légalement tenus de remplir plusieurs registres spécifiques. Un registre permet de dresser la chronologie des transactions passées entre le professionnel et ses clients, tandis qu’un autre concerne la gestion. Enfin, le registre répertoire fait état des paiements et versements, rendant les échanges monétaires transparents. A noter qu’il est possible de tenir des registres de mandats au format dématérialisé, ce qui s’avère plus pratique au quotidien.

Le registre de transaction

Le registre de transaction (ou registre des mandats) présente tous les mandats conclus entre l'agence immobilière et ses clients. Il s'agit des mandats de vente, de recherche et de location. Le mandat remis au mandant comporte obligatoirement un numéro d'inscription reporté sur le registre, sous peine de nullité du contrat. S'il apparaît que le registre des mandats de transaction est antidaté ou qu'il présente une surcharge d'inscriptions, les juges peuvent estimer qu'il y a constitution d'un faux en écriture. D’où l’intérêt d’opter pour un registre de transactions numérique dématérialisé, évitant les difficultés et les erreurs.

Le registre de gestion

Le registre des mandats se décompose en deux registres spécifiques. L’un concerne unique ment les mandats dits de transaction, c'est à dire de vente, de recherche et de location sans gérance : on parle alors de registre des mandats de transaction. Un autre registre concerne quant à lui les mandats de gestion immobilière et de syndic. Le professionnel de l’immobilier doit donc tenir le registre de gestion s’il propose ce type de prestation à sa clientèle.  

Le registre répertoire

De son côté, le registre répertoire permet à l'agent immobilier d'y mentionner l'ensemble des versements concernant l'agence. On y indique par exemple les dépôts de garantie perçus par l'agent immobilier et encaissés sur le compte séquestre ainsi que les honoraires versés. Notons que l'agent immobilier doit obligatoirement avoir l'autorisation de la préfecture pour le maniement de fonds, faute de quoi il ne peut pas percevoir de dépôts de garantie.

Bon à savoir : depuis la loi Alur de mars 2014, l'agent immobilier qui n'a pas déclaré manier des fonds auprès de la préfecture n'est plus tenu de remplir un registre répertoire. Pour les autres, ce registre est coté et relié sans discontinuité et placé sous la responsabilité légale du professionnel détenteur de la carte d'activité.

La bonne tenue de vos registres de l’immobilier

La législation française impose un formalisme particulier pour la tenue des registres de l’immobilier par le professionnel. Certains éléments doivent donc nécessairement être inclus, certains sous peine de nullité et de sanctions pénales et/ou administratives.

Quels sont les éléments à inclure dans le registre de mandats ?

Tout d'abord, les mandats doivent être renseignés par ordre chronologique ensuivant une rédaction précise. Les ratures et les fautes doivent donc être proscrites. Il en va de même des éventuelles inscriptions supplémentaires, formellement interdites. Ainsi, une fois que vous avez inscrit un mandat dans votre registre immobilier vous ne pouvez plus y ajouter d'élément. En cas d'inobservation de cette règle, le mandat risque la nullité. Cela signifie que le professionnel ne percevra pas de rémunération et que l'on fera comme si le mandat n'avait jamais existé, déliant par la même occasion le client de ses obligations.

Bon à savoir : si le professionnel décide de déléguer son mandat, il l'indique en indique la mention en observation dans son registre des mandats d’un part, d’autre part, le confrère que reçoit la délégation l’enregistre dans son propre registre, prenant ainsi un nouveau numéro dans son registre. C’est différent s'il s'agit seulement d'un avenant au mandat : dans ce cas il n'y a pas besoin d'apposer une nouvelle inscription.

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Conseils pour remplir un registre des mandats immobilier

Le registre des mandats de transaction immobilière doit être rempli en respectant une procédure particulière. Le professionnel de l'immobilier qui y est soumis donne les informations importantes sur le contrat: identité du client, type de mandat, date de début du contrat et de fin, éventuelle reconduction tacite prévue entre les parties. Sans oublier une description complète du bien objet du mandat (adresse, description des pièces avec le plus de précision possible, prix fixé pour la vente).

Dans tous les cas le professionnel doit conserver le registre pendant une durée légale minimale de 10 ans.

Quelles sont les erreurs à éviter lors de la tenue du registre de mandats ?

Au regard du nombre important de précisions légales quant à la tenue du registre des mandats il arrive souvent de commettre une erreur. Pourtant, certaines erreurs peuvent facilement être évitées, à condition d’appliquer quelques conseil avisés :

·        respecter la règle qui veut qu’une carte professionnelle donne lieu à la tenue d’un seul registre. Si plusieurs agences sont sous une même carte professionnelle, elles se réfèrent alors toutes au même registre,

·        ne pas faire de ratures, ne pas surcharger le registre des mandats et ne rien ajouter après l’inscription initiale,

·        renseigner l’ensemble des champs obligatoires, sans oublier les précisions légales comme l’objet du mandat et le numéro d’ordre,

·        pour les registres au format papier : vérifier que le registre est relié et coté. L’ensemble des mandats doit y être inscrit, sans discontinuité,

·        toujours numéroter par ordre chronologique et éviter les préfixes et les suffixes,

·        ne pas faire l’impasse sur la numérotation desmandats. Si vous signez vos mandats à distance optez pour la solution Protexagrâce au module de signature électronique. De cette manière votre mandat est numérotéautomatiquement à la dernière signature et versé dans le registre.

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